L'assemblée générale à distance : tout savoir | Hellio

Une fois par an a minima, l’ensemble des copropriétaires se rassemblent en assemblée générale (AG). C’est un temps d’échange essentiel entre membres de la copropriété, au cours duquel sont abordés les différents sujets mis à l’ordre du jour. Sous certaines conditions, il est possible de réaliser cette AG à distance. Explications.

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Assemblée générale : qu’est-ce que c’est ?

Chaque année, au moins une fois, les copropriétaires doivent se rassembler lors d’une assemblée générale pour discuter ensemble des décisions à prendre concernant la copropriété. Éventuels travaux à voter, répartition des charges, entretien de l’immeuble : les sujets à l’ordre du jour peuvent être variés. Cette AG réunit les copropriétaires et le syndic de copropriété. Elle est dirigée par un président ou une présidente, généralement une personne élue parmi le syndicat de copropriété.

Il n’est pas obligatoire que tous les copropriétaires soient présents lors de l’assemblée générale. Mais le nombre de participants peut avoir un impact sur les décisions à prendre, en fonction des majorités requises. La loi exige par exemple qu’un quorum soit atteint pour que certaines questions puissent être tranchées. Si le quorum n’est pas atteint, l’AG fera l’objet d’une seconde convocation, à une date ultérieure.

Un copropriétaire absent peut se faire représenter par une autre personne, via un mandat. Un autre copropriétaire peut alors voter à sa place. Il y a également la possibilité de voter par correspondance, avant l’AG, en prenant connaissance de l’ordre du jour qui est adressé en amont par courrier. Dans ces deux cas, la personne absente ne participe pas à l’assemblée générale, mais son vote est pris en compte.

Les différents types d’assemblées générales

L’assemblée générale se tient traditionnellement en présentiel, mais il existe d’autres formats possibles, qui se sont démocratisés depuis la pandémie. Les trois principaux formats sont :

• L’assemblée générale en présentiel : les membres se réunissent physiquement dans un lieu déterminé, dans la commune où se situe l’immeuble ou la copropriété. Il peut s’agir d’une salle au sein de la copropriété, par exemple.
• L’assemblée générale à distance : lors de l’AG à distance, les membres ne sont pas présents physiquement, mais ils participent en utilisant la visioconférence.
• L’assemblée mixte : cette AG mixte, ou hybride, combine les formats en présentiel et en distanciel. Certains participants sont présents physiquement, et d’autres membres, qui ne peuvent pas se rendre à l’AG en personne, y participent par visioconférence ou par téléphone.

Quelles sont les conditions pour la tenue d’une assemblée générale à distance ?

Il est possible d’organiser une assemblée générale à distance si les statuts l’autorisent. La convocation devra dans ce cas indiquer toutes les informations pour y participer, et fournir, par exemple, le lien pour se connecter à la réunion en ligne ou bien l’adresse de la plateforme.

Si les statuts ne prévoient pas la possibilité d’organiser une AG en distanciel, il est possible de les faire évoluer. Cela peut être un sujet à l’ordre du jour lors de la prochaine assemblée générale en présentiel, par exemple.

Les conditions pour organiser une assemblée générale à distance sont les suivantes :

• Les statuts doivent l’autoriser.
• Comme pour une AG présentielle, il faut respecter le délai de convocation de 21 jours minimum avant l’assemblée.
• L’outil choisi doit permettre d’identifier chaque participant et participante, de transmettre sa voix, et de retransmettre en simultané et en direct les délibérations.

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Comment se déroule une assemblée générale à distance ?

L’assemblée générale à distance suit le même déroulement qu’une AG classique. Les participantes et participants reçoivent une convocation avec la date, l’heure et le lien de connexion, ainsi que l’ordre du jour. Idéalement, il est recommandé d’inclure quelques instructions techniques pour aider les participants à se connecter facilement.

La présidente ou le président de la séance ouvre l’assemblée générale et vérifie le quorum, qui doit être respecté même à distance. Il présente ensuite les différents sujets à l’ordre du jour, et peut utiliser le partage d’écran pour montrer certains documents, si nécessaire. Comme dans une AG traditionnelle, les participantes et participants peuvent poser des questions ou bien donner leur avis sur chaque point. Il y a ensuite plusieurs possibilités pour recueillir les votes : en temps réel, à main levée, comme dans une AG classique, ou bien via un formulaire en ligne sécurisé. Le président devra annoncer les résultats des votes lors de l’assemblée.

Le procès-verbal, rédigé suite à l’AG, liste toutes les décisions qui y ont été prises. Il est distribué à l’ensemble des copropriétaires.

Organiser une assemblée générale à distance : conseils

Pour le bon déroulement de l’AG, il est recommandé de choisir le bon outil de visioconférence, en fonction du nombre de participantes et participants. Par exemple, Google Meet permet de rassembler jusqu’à 250 personnes, tandis que la limite atteint 1 000 sur l’interface Zoom. Ces deux outils permettent de générer un lien de connexion qui pourra être annexé à la convocation à l’assemblée générale.

Quelques conseils et règles à respecter pour que l’assemblée se déroule dans les meilleures conditions :

• Prévoir deux personnes pour animer la séance, au cas où l’une d’entre elles aurait un empêchement ou un souci technique.
• Laisser 15 minutes de battement au début de l’AG pour laisser le temps à l’ensemble des participantes et participants de se connecter.
• Demander aux participants de couper leur micro lorsqu’ils ne parlent pas, pour éviter tout bruit parasite.
• Proposer aux membres de lever la main pour demander la parole, ou bien de demander à intervenir en le signalant dans le chat.

Les avantages et inconvénients de l’assemblée générale à distance

L’assemblée générale à distance a permis de continuer à faire vivre les copropriétés et de prendre les décisions importantes pendant l’épidémie de Covid-19, lorsque les participantes et participants ne pouvaient pas se réunir physiquement. Elle offre en effet des avantages certains :

• Elle est plus économique à organiser, car il n’y a pas besoin de louer une salle pour se réunir lorsque la copropriété ne dispose pas de lieu de réunion.
• Elle est plus pratique pour réunir l’ensemble des membres, qui n’ont pas à se déplacer.
• Elle permet un gain de temps : en évitant le déplacement, les participantes et participants gagnent du temps, et peuvent se connecter depuis n’importe où.

En termes d’organisation, l’assemblée générale à distance est idéale. Mais au niveau du déroulement de l’événement, cette solution n’offre pas forcément une efficacité optimale :

• Tous les copropriétaires doivent avoir accès à du matériel informatique comme un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
• Il faut une bonne connexion internet pour que l’AG soit fluide, ce qui peut poser une difficulté à certaines personnes, en fonction du lieu où elles se trouvent.
• Les membres doivent être familiers avec la technologie, alors que le niveau n’est pas toujours homogène.
• Les interactions sont moins qualitatives, et il n’est pas toujours évident de bien gérer le temps de parole ou les votes à distance.

L’organisation d’une assemblée générale à distance présente donc des atouts certains, mais réclame des conditions particulières, qui ne sont pas toujours faciles à réunir, pour un déroulement optimal.

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