La fiche synthétique de copropriété est un document qui informe les copropriétaires sur le fonctionnement et l’état de l’immeuble. Cette pièce est obligatoire et doit être rédigée par le syndic de copropriété. Elle doit aussi être mise à jour chaque année, sous peine de sanctions.
Apprenez-en plus sur ce document réglementé par la loi relative aux copropriétés.
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L’ASTUCE HELLIO :
La maîtrise de la consommation énergétique d’un bâtiment commence par une bonne connaissance de sa structure et de ses équipements. En consultant régulièrement la fiche synthétique de votre copropriété, vous pouvez identifier des opportunités d’amélioration énergétique. Hellio vous accompagne dans cette démarche pour transformer ces informations en actions concrètes et réduire vos factures d’énergie.
Contrairement à l’état daté, qui se concentre sur les aspects financiers, ou au carnet d’entretien, axé uniquement sur le bâti, la fiche synthétique englobe ces deux aspects. Elle permet de centraliser les informations essentielles concernant la copropriété : il s’agit notamment de ses caractéristiques, son organisation, les détails sur le syndic actuellement en poste, les spécificités techniques, les équipements des immeubles, et les comptes.
Préparée et mise à jour annuellement par le syndic, cette fiche est mise à la disposition non seulement des copropriétaires actuels, mais aussi des potentiels futurs acquéreurs.
Son rôle est double :
La fiche synthétique doit être établie depuis le 1er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots. Cette obligation date de janvier 2018 pour celles de plus de 50 lots, et de 2019 pour les plus petites.
À noter toutefois que seules les copropriétés à destination totale ou partielle d’habitation sont concernées (c’est-à-dire celles qui comportent au moins un logement). Les copropriétés de commerces ou de bureaux ne sont pas visées par la réalisation et la mise à jour de cette fiche.
Du côté des sanctions, la loi est claire : l’absence de fiche synthétique peut entraîner la révocation du syndic.
De plus, le contrat du syndic doit impérativement prévoir une pénalité financière forfaitaire en cas de non-mise à disposition de la fiche à un copropriétaire dans les quinze jours suivant sa demande. Le montant de cette pénalité est déterminé lors de la désignation du syndic en assemblée générale et est déduit de sa rémunération au dernier appel de charges de l’exercice.
Hellio vous aide à faire baisser les charges de copropriété.
Le contenu de la fiche synthétique est réglementé par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016. On compte 6 catégories d’informations distinctes :
L’INFO HELLIO :
Pour les copropriétés de moins de dix lots avec un budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 €, certaines informations financières (comme le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés) ne sont pas requises dans la fiche synthétique.
C’est le syndic de copropriété qui se charge de l’établissement et de l’actualisation de la fiche synthétique de copropriété. Pour cette mission, le syndic reçoit une rémunération, dont le montant est déterminé en accord avec les copropriétaires.
Si un administrateur provisoire est désigné par le Tribunal de Grande Instance, il prendra en charge cette tâche à la place du syndic.
Chaque année, le représentant légal de la copropriété actualise les informations contenues dans le document. Cette mise à jour doit être effectuée dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale durant laquelle les comptes de l’exercice comptable précédent ont été validés.
La fiche synthétique peut être extraite du registre des copropriétés.
L’ASTUCE HELLIO :
Pour les vendeurs, la fiche synthétique peut être utile pour fournir les informations obligatoires dans une annonce immobilière (le statut de la copropriété, le nombre de lots, le montant moyen annuel de la quote-part du budget prévisionnel, et d’autres détails essentiels).
Tout copropriétaire a le droit de consulter cette fiche. Pour ce faire, il suffit de formuler une demande auprès du syndic, par n’importe quel moyen.
Le syndic dispose alors d’un délai d’un mois pour fournir le document demandé au copropriétaire. Si le délai n’est pas respecté, une pénalité de 15 € par jour de retard sera déduite de sa rémunération annuelle forfaitaire.
Par ailleurs, une copie de cette fiche doit impérativement être jointe aux documents légaux lors de la vente d’un lot de copropriété.
Oui, consulter la fiche synthétique de copropriété est totalement gratuit. Chaque copropriétaire qui souhaite obtenir ce document peut effectuer une demande au syndic ou à l'administrateur de la copropriété, par écrit, par oral ou par téléphone.
Pour laisser une trace, il est recommandé de faire cette démarche de façon écrite et datée. Le syndic a ensuite l’obligation de fournir le document mis à jour dans un délai d’un mois suivant la demande.
Le plus souvent, la fiche synthétique est générée à partir du registre d’immatriculation des copropriétés. Mais, selon le décret du 21 décembre 2016, le syndic a la liberté de créer cette fiche par n’importe quel moyen, tant qu’elle contient toutes les informations stipulées par le décret.
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