La France compte plus de 532 500 copropriétés immatriculées. Ce qui implique un nombre au moins équivalent de procès-verbaux (PV) d’assemblée générale (AG) rédigés annuellement.
Véritable ossature de la copropriété, l’AG est le lieu où se votent les résolutions ayant un impact sur le syndicat des copropriétaires. Pour retranscrire l’ensemble des décisions adoptées au cours de cette réunion, un procès-verbal est rédigé. Compte tenu de sa forte valeur juridique, le PV d’AG est signé par plusieurs intervenantes et intervenants, pour attester sa conformité, avant qu’il ne soit conservé dans un registre.
Voici un guide pour tout savoir sur le rôle du procès-verbal en assemblée générale, de son importance à ses modalités de contestation, en passant par les obligations qui en découlent.
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Au moins une fois par an, le syndic de copropriété est tenu de convoquer les copropriétaires, pour qu’ils se réunissent en assemblée générale. Cette AG doit avoir lieu dans un délai de 6 mois maximum après la clôture de l’exercice comptable.
L’INFO HELLIO :
Le syndicat des copropriétaires est composé de l’ensemble des copropriétaires, qu’ils soient bailleurs (dont le logement est loué) ou propriétaires occupants.
Le syndic de copropriété, quant à lui, est la personne en charge de la gestion de la copropriété, et est désigné par l’AG.
C’est au cours de l’assemblée générale ordinaire (AGO) que sont prises les décisions importantes de la copropriété :
Il arrive que des assemblées générales supplémentaires soient requises durant l’année. Ces AG, appelées extraordinaires (AGE), sont convoquées à l’occasion d’événements particuliers :
Chaque copropriétaire dispose d’un droit de vote pour chacune des résolutions présentées à l’ordre du jour. Droit de vote dont l’importance est proportionnelle au nombre de voix qu’il représente. Pour qu’une résolution soit adoptée, elle doit atteindre un certain nombre de voix, selon la majorité requise.
L’ASTUCE HELLIO :
Le nombre de voix dont dispose un propriétaire s’exprime en tantièmes ou en millièmes, et varie selon le nombre et la qualité des lots qu’il détient au sein de la copropriété. Concrètement, si un propriétaire possède l’équivalent de 10 % de la copropriété, il disposera de 10 % du nombre total de voix. La répartition des tantièmes est inscrite dans l’état descriptif de division ainsi que dans le règlement de copropriété.
La présence en AG n’est pas obligatoire. En cas d’absence, il est préférable de déléguer son vote à un tiers. Le mandataire n’ayant pas l’obligation de respecter les consignes de vote qui lui sont transmises, il est important de désigner un tiers de confiance.
Plus une décision est importante et va impacter les copropriétaires, plus la règle de majorité est stricte :
Une fois que tous les projets de résolution ont été soumis au vote des copropriétaires, et que les questions diverses (non soumises au vote) ont été traitées, l’assemblée générale se termine et est levée par le syndic.
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Le procès-verbal est rédigé tout au long du déroulement de l’assemblée générale par le syndic de copropriété. Le PV n’a pas vocation à retranscrire l’ensemble des échanges entre copropriétaires, mais à les synthétiser, et à consigner les votes de chaque résolution.
Le PV doit respecter un certain formalisme, précisé à l’article 17 du décret 67-223 du 17 mars 1967. Le résultat de chaque vote est consigné dans le PV d’AG, qui précise :
À la fin de l’AG ou dans un délai de 8 jours après celle-ci, le syndic veille à faire signer le PV par :
Le procès-verbal est ensuite consigné au sein d’un registre par le syndic, car il a une valeur juridique. En effet, le procès-verbal est un document opposable aux tiers, et il peut servir de preuve en cas de litige.
LE CHIFFRE HELLIO : 3
C’est le nombre de PV d’AG que doit fournir le vendeur ou la vendeuse d’un bien en copropriété à l’acquéreur, lors de la promesse de vente. Retraçant les décisions prises sur les 3 dernières années, ces PV d’AG permettent d’informer l’acheteur sur les travaux votés, ainsi que sur l’état des finances de la copropriété.
Compte tenu de sa valeur juridique, le procès-verbal doit être adressé par le syndic aux copropriétaires dans un délai d’un mois. La forme de cet envoi est variable selon la qualité du propriétaire :
À partir de la date de notification du PV d’AG démarre le délai de contestation : tout copropriétaire qui s’estime lésé par une décision peut la contester dans un délai de deux mois après transmission du PV.
Au-delà de cette obligation de notification du PV, le syndic doit également afficher certaines décisions approuvées en AG dans le hall de l’immeuble afin d’en informer l’ensemble des occupantes et occupants (propriétaires et locataires). Cela concerne :
Consignés dans le registre du syndic, les PV d’AG sont tenus à disposition des copropriétaires qui pourraient en faire la demande. En cas de syndic professionnel, des frais peuvent s’appliquer au copropriétaire concerné par la demande de duplicata au format papier.
Depuis le décret du 23 mai 2019, les syndics ont pour obligation de rendre accessibles certains documents sur un extranet (qui peut prendre la forme d’un logiciel, voire d’une application mobile). Issue de la loi ALUR, cette obligation concerne entre autres :
Tout copropriétaire qui a un intérêt à agir (s’il s’estime lésé) est en droit de contester une ou plusieurs décisions prises au cours de l’assemblée générale. À condition toutefois d’avoir été défaillant, ou opposant à la résolution qui fait l’objet de la contestation. Le demandeur doit initier un recours auprès du tribunal du lieu de l’immeuble, dans un délai de deux mois après notification du PV par le syndic.
Cette procédure nécessite :
L’ASTUCE HELLIO :
La contestation ne peut plus être réalisée au-delà du délai de 2 mois qui suit la notification, y compris lorsque la décision est irrégulière. En revanche, si le syndic n’a pas notifié le PV dans le délai légal, la décision peut être contestée pendant 5 ans.
Selon le type d’irrégularité constatée, le recours porte sur :
Le tribunal a deux manières de statuer. Il peut :
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